Conservar el DeCA un año: quién, cómo y qué pasa si no

El DeCA se conserva al menos un año, y la obligación es de los dos: cargador contractual y transportista efectivo (artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 y Resolución de 5 de junio de 2026). Puede guardarse en cualquier soporte que mantenga íntegra y legible la información. Si lo generó uno de los dos, basta con que el otro pueda descargarlo ese año. No conservarlo es una infracción grave, con multa de 401 a 600 euros.

Con el DeCA en formato electrónico ya no hay archivadores de papel, pero la obligación de guardar sigue ahí, y en una inspección te pueden pedir los documentos de meses atrás. Qué es el DeCA y a quién obliga lo tienes en la guía del DeCA electrónico obligatorio.

Qué dice la norma

Artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012:

1. Los obligados a documentar los envíos deben conservar un ejemplar o copia del documento de control, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, durante al menos un año.
2. La conservación puede hacerse en cualquier soporte, siempre que se mantenga íntegramente toda la información y los datos sean legibles.

Resolución de 5 de junio de 2026, apartado segundo:

• El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros al menos un año.
• Pueden guardarse en el mismo repositorio donde se generaron o en otro habilitado para ello, y cada uno puede tener el suyo.
• Si los ficheros los generó uno de ellos, basta con que el otro pueda descargarlos durante un año.

La URL de siete días no es la conservación

La Resolución permite desactivar la descarga desde la URL del QR siete días naturales después de que termine el servicio. Es habitual que, pasado ese plazo, el enlace deje de funcionar.

Eso no te libera de conservar el documento. La URL sirve para la inspección durante el servicio; la conservación de un año es otra obligación, y el PDF tiene que seguir disponible para ti y para la Inspección.

Qué conservar exactamente

Qué	Por qué
El PDF de cada DeCA emitido	Es el documento de control
Todas las versiones si hubo correcciones	Si se generó un PDF nuevo, el original se conserva para la trazabilidad del cambio
La fecha y hora de creación y de modificación	Son metadatos del PDF y demuestran que el documento existía antes de salir

Las correcciones las explicamos en cómo corregir un DeCA durante el viaje.

Qué pasa si no lo conservas

El artículo 141.17 de la LOTT incluye en la infracción grave la ocultación o la falta de conservación de la documentación de control. La multa es de 401 a 600 euros (artículo 143.1.d). Lo explicamos en la multa por no llevar el DeCA.

Cómo organizarlo

1. Decide dónde se guarda: en la plataforma que emite el DeCA, en tu propio archivo o en los dos sitios.
2. Si lo emite tu cliente, asegúrate de que puedes descargarlo durante un año, o guarda tú una copia.
3. Que se pueda buscar: por fecha, matrícula o cliente. Si te piden los DeCA de un periodo, tienes que poder entregarlos sin perder una tarde.
4. Más de un año, si te hace falta: la norma pide como mínimo un año. Si por otros motivos (contratos, reclamaciones, contabilidad) necesitas guardarlos más, descárgalos antes de que venza el plazo de tu plataforma.

Cómo lo hace DeCAred

DeCAred conserva cada DeCA y todas sus versiones durante un año, con su huella de integridad SHA-256, y la otra parte del transporte puede acceder a la descarga. Si la Inspección te pide la documentación de un periodo, puedes descargar un expediente ZIP con los DeCA, sus versiones y sus huellas. Pasado el año de conservación, los documentos se pueden eliminar: si necesitas guardarlos más tiempo, descarga antes el expediente. Más en los requisitos del DeCA electrónico o en los planes.

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. Normas consultadas en el BOE el 2 de octubre de 2026: Orden FOM/2861/2012 (BOE-A-2013-154), Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) y Ley 16/1987 (LOTT).